Política de Tratamiento De Datos

COINOBRAS S.A.S., acogiendo y dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de nuestra Constitución Política, adopta y aplica la presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) para la regulación, recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de COINOBRAS S.A.S. (en adelante “COINOBRAS”), de sus clientes activos y potenciales, trabajadores y proveedores, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad, protección e integridad de la información.
COINOBRAS, para dar cumplimiento a las políticas de protección de datos y a las obligaciones de la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y las demás normas que la complementen, adicionen, enriquezcan o modifiquen, tiene presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismo y, por lo tanto, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada dentro de su objeto social, respetando en todo caso las normas vigentes sobre la Protección de Datos Personales La información que se encuentra en la Base de Datos ha sido obtenida en desarrollo de la actividad de COINOBRAS, su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y normatividad legal.

DEFINICIONES

Con el fin de que los destinatarios de esta política tengan claridad sobre los términos utilizados a lo largo de la misma, a continuación, se incluyen las definiciones que trae la Ley General, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley Especial.

Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Clasificación de los datos bajo la Ley Especial: privados, semiprivados y públicos. El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

El dato semiprivado es aquel que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la Ley Especial.

El dato público es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con la Ley Especial. La Ley Especial incluyó como ejemplo de este tipo de datos los relativos al estado civil de las personas, los que consten en documentos públicos y en sentencias ejecutoriadas.

Clasificación de los datos bajo la Ley General: públicos, semiprivados, privados y sensibles. La definición de dato privado y semiprivado es idéntica a la que trae la Ley Especial.

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. El dato público en ambas leyes ha sido definido de manera residual, como aquel que no es semiprivado, privado o sensible. Por su parte, la Ley General en su decreto reglamentario, adicionó a los ejemplos ya mencionados por la Ley Especial, los referidos a la profesión u oficio, a la calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Así mismo, señaló que estos datos por su naturaleza pueden estar contenidos en registros públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación.

1. OBJETIVO:
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por COINOBRAS.
2. ALCANCE:
Esta política de Protección de Datos Personales aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos y archivos que contengan Datos Personales, que para COINOBRAS sea objeto de tratamiento como responsable o encargado del tratamiento de Datos Personales.

El Tratamiento de los Datos Personales se deberá hacer en los términos, condiciones y alcances de la autorización del Titular y/o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud, producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en la política, podrá dirigirse a la Avenida el Jardín - Casa 1 de la ciudad de Bucaramanga, Colombia, con teléfono de contacto (607) 6755506 y correo electrónico: correspondencia@coinobras.com.

3. OBLIGACIONES:
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para COINOBRAS S.A.S.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
COINOBRAS S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 804000152-8, con domicilio principal en la Avenida el Jardín - Casa 1 de la ciudad de Bucaramanga, Colombia, con teléfono de contacto (607) 6755506 y correo electrónico: correspondencia@coinobras.com. Página www.coinobras.com.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
COINOBRAS incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales y, por consiguiente, se regirá por los siguientes principios:

• Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la
Ley y en los términos de la misma
6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE DATOS PERSONALES:
El tratamiento que realizará COINOBRAS con la información personal de clientes, proveedores, empleados y en general, de los titulares de los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos, será el siguiente:
A través de la presente política se formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con clientes, proveedores y empleados en general, de los titulares de los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos. En virtud de la relación que se establezca entre usted y COINOBRAS, ésta recolecta, usa y almacena datos personales. Dichos datos personales e información incluyen entre otros:
➢ CLIENTES
a. Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
b. Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico; El Usuario acepta que COINOBRAS lo contacte por diferentes canales como teléfono fijo, teléfono celular, mensajes de texto a su celular, correo electrónico y redes sociales, para ofrecerle información, beneficios y obligaciones.

➢ PROVEEDORES/CONTRATISTAS.
a. Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
b. Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
c. Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
d. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco. Contacto permanente para solicitud de cotizaciones y gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento según la razón social de COINOBRAS.
➢ EMPLEADOS
a. Trabajador y Grupo Familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposa e hijos, nombre e identificación de hijos, afiliaciones a la seguridad social, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud.
b. Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas;
c. Contrato laboral;
d. Huella dactilar.
Esta finalidad incluye específicamente los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos,
incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado.
➢ VISITANTES:
COINOBRAS recibe en sus instalaciones con poca frecuencia y cantidades mínimas visitantes, teniendo en cuenta que toda la venta de los productos de Actualícese es vía internet y su entrega por medio de transportadoras. La información que suministran los visitantes a manera de control de acceso, es registrada por parte de la empresa de seguridad en el ingreso de la zona, quienes manejan su planilla de ingreso, buscando obtener control frente a posibles incidentes de seguridad e identificación de las personas que ingresan a la zona y a las instalaciones de Actualícese.
Las finalidades para el tratamiento de las bases de datos personales son:
a) cumplimiento del objeto social de COINOBRAS.
b) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y las relaciones comerciales celebradas
c) Proveer información sobre nuestros productos y servicios.
d) Actualización de datos de clientes, proveedores, empleados.
e) Informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios.
f) Realizar actividades de recaudo, cobranza, consultas, verificaciones control y habilitación de medios de pago.
g) Propósitos comerciales, gestión contable, fiscal y administrativa
h) Gestión de Nómina, Recursos Humanos, análisis de perfiles.
i) Dar respuesta de cotizaciones y/o pedidos solicitados a la empresa.
j) Para realizar todas las gestiones internas necesarias con la relación comercial vigente, incluyendo cuestiones de crédito y pagos.
k) Recolección de información sociodemográfica requerida para establecer acciones encaminadas a prevención de riesgos a la salud y promoción de actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES
Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:
I. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
II. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
III. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
IV. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
V. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
VI. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Empresa.
• Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
8. AUTORIZACIÓN
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos;
9. IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
COINOBRAS ha identificado las siguientes bases de datos:
* De Clientes
* De Proveedores
* De Empleados
* Contratistas
10. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área de correspondencia es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. La solicitud se realizará siguiendo los lineamientos establecidos en la presente política y el procedimiento P-52 Gestión de peticiones, quejas y reclamos, diligenciando en el formato SIG-03 Reporte y seguimiento de PQR la solicitud y enviado al correo descrito en este documento.
De igual manera cada área dentro de la empresa puede manejar personal y estos serán responsables del tratamiento y atender las solicitudes del personal a su cargo en relación al tratamiento de datos personales
11. DEBERES DE LA EMPRESA EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de las situaciones en las que COINOBRAS actúa como RESPONSABLE, a continuación, se define este término:
RESPONSABLE: La Ley General lo define como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Ahora bien, COINOBRAS atenderá los deberes previstos para los responsables y
Encargados del Tratamiento, contenido en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas o procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, COINOBRAS presenta el procedimiento P-52 Procedimiento de gestión de peticiones, quejas y reclamos en conjunto con el formato SIG-03 Reporte y seguimiento de PQR para el ejercicio de sus derechos.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información
en el formato
• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
• Medios para recibir respuesta a su solicitud, Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica) y número de identificación.
• El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, COINOBRAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación,
podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
13. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES,
CONSULTAS Y RECLAMOS.
Cargo: Recepcionista
E-Mail: correspondencia@coinobras.com
Dirección: Avenida el Jardín - Casa 1
14. VIGENCIA:
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 12 de Julio de 2024.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o
contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

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Milton Villarreal Murillo
GERENTE- COINOBRAS S.A.S